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Business Manager

Reporting to the Head of School, the Business Manager will oversee key operational functions within the school, ensuring efficient management, strategic alignment, and compliance. This role involves coordinating with leadership and various departments to ensure smooth, consistent operations across financial, administrative, and operational areas.

Key Responsibilities

Financial Management: Oversee all financial operations, including budgeting, forecasting and financial reporting. Prepare annual budgets in collaboration with school leadership and ensure adherence to fiscal policies. Liaise with Program Directors and Management on a regular basis to ensure budgets are respected. Liaise with the various financial institutions for renewal of facilities and new loan applications.
Accounting and Bookkeeping: Oversee the management of accounts payable/receivable, payroll and general ledger. Ensure compliance with accounting standards and the accuracy of financial reporting. Liaise with the auditors to finalize accounts for approval of the Board of Directors.
Advancement Support: Collaborate with the advancement team to track restricted funds and ensure compliance with donor requirements. Provide oversight and guidance in the preparation of financial reports related to fundraising initiatives and alumni giving efforts.
Tuition and Billing: Oversee the tuition billing process, including financial aid and payment collections. Provide guidance to ensure payment plans are handled effectively and in a manner that aligns with school policies.
Human Resources: Oversee the administration of employee benefits, payroll and personnel records. Ensure that the hiring process aligns with school policy and work with leadership to ensure that staffing needs are met efficiently.
Vendor and Contract Management: Negotiate and manage contracts with vendors, suppliers and service providers, ensuring cost-effective agreements for campus operations, including food services, maintenance and transportation.
Facility Operations Support: Work closely with the Head of Facilities to oversee budgeting for campus maintenance, repairs, and capital projects for academic buildings, residences, and other school facilities.
Risk Management: Maintain appropriate insurance coverage (e.g. liability, property and workers’ compensation) and implement risk management strategies to protect the school’s assets and community.
Board Support: Prepare financial reports and presentations for the Board of Trustees. Attend board meetings as needed to provide updates on financial health and operational matters.
Strategic Planning: Collaborate with school leadership to develop long-term financial and operational strategies, ensuring alignment with the school’s mission and goals.

Qualifications

Education: Bachelor’s degree in accounting, finance, business administration, or a related field; CPA preferred but not required
Experience: Minimum of 5 years of experience in financial management, preferably in a not-for-profit or educational setting; experience in a boarding school or residential environment is a plus

Skills:

- Strong knowledge of not-for-profit accounting principles and financial reporting
- Excellent organizational, analytical, and problem-solving skills
- Strong communication skills to interact with diverse stakeholders, including staff, parents, and board members
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment
- Bilingualism an asset

Personal Attributes: Detail-oriented, ethical, and committed to the mission of a not-for-profit educational institution. Ability to maintain confidentiality and handle sensitive financial information appropriately.
Certifications: CPA or similar certification is an asset but not required.

Working Conditions

Full-time position with occasional evening or weekend work to attend board meetings or support school events
Office environment with regular interaction with school staff, faculty, and external stakeholders
Ability to work on-site to support campus operations and collaborate with the school community

Compensation and Benefits

Competitive salary commensurate with experience and qualifications
Comprehensive benefits package, including health insurance, retirement plan contributions, and paid time off
Opportunities for professional development and growth within a supportive not-for-profit environment

Application Process

Interested candidates should submit a resume, cover letter, and three professional references to Sarah Gaulin, Director of Human Resources, sgaulin@stansteadcollege.com. Applications will be reviewed on a rolling basis until the position is filled.

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Gestionnaire des affaires

Relevant de la Direction de l'école, le Gestionnaire des Affaires supervisera les fonctions opérationnelles clés au sein de l'école, en garantissant une gestion efficace, un alignement stratégique et une conformité. Ce rôle implique la coordination avec la direction et les différents départements afin d'assurer une gestion fluide et cohérente des opérations financières, administratives et opérationnelles.

Principales Responsabilités

Gestion financière : Superviser toutes les opérations financières, y compris la préparation des budgets, les prévisions et les rapports financiers. Élaborer les budgets annuels en collaboration avec la direction de l’école et veiller à leur respect des politiques fiscales. Assurer une communication régulière avec les Directeurs de programme et la Direction pour garantir que les budgets soient respectés. Assurer la liaison avec les institutions financières pour le renouvellement des facilités et les nouvelles demandes de prêts.
Comptabilité et tenue de livres : Superviser la gestion des comptes fournisseurs/clients, de la paie et du grand livre. Assurer la conformité avec les normes comptables et l'exactitude des rapports financiers. Collaborer avec les auditeurs pour finaliser les comptes avant approbation par le Conseil d’administration.
Soutien au développement : Collaborer avec l’équipe du développement pour suivre les fonds restreints et garantir le respect des exigences des donateurs. Assurer la supervision et fournir des orientations pour la préparation des rapports financiers liés aux initiatives de collecte de fonds et aux efforts de dons des anciens élèves.
Frais de scolarité et facturation : Superviser le processus de facturation des frais de scolarité, y compris l'aide financière et la collecte des paiements. Fournir des directives pour assurer que les plans de paiement sont gérés efficacement et conformément aux politiques de l’école.
Ressources humaines : Superviser l’administration des avantages sociaux des employés, de la paie et des dossiers du personnel. Garantir que le processus de recrutement soit conforme aux politiques de l’école et collaborer avec la direction pour assurer que les besoins en personnel soient satisfaits efficacement.
Gestion des fournisseurs et des contrats : Négocier et gérer les contrats avec les fournisseurs, prestataires de services et sous-traitants, en garantissant des accords rentables pour les opérations du campus, y compris les services de restauration, l’entretien et les transports.
Soutien aux opérations des installations : Travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire des installations pour superviser l'élaboration des budgets pour l'entretien du campus, les réparations et les projets de capital pour les bâtiments académiques, les résidences et autres installations de l’école.
Gestion des risques : Maintenir une couverture d'assurance appropriée (par exemple, responsabilité civile, assurance des biens, et accidents du travail) et mettre en œuvre des stratégies de gestion des risques pour protéger les actifs et la communauté de l’école.
Soutien au Conseil d’administration : Préparer des rapports financiers et des présentations pour le Conseil d’administration. Participer aux réunions du conseil au besoin pour fournir des mises à jour sur la santé financière et les questions opérationnelles.
Planification stratégique : Collaborer avec la direction de l’école pour élaborer des stratégies financières et opérationnelles à long terme, en veillant à leur alignement avec la mission et les objectifs de l’école.

Qualifications

Éducation : Diplôme de baccalauréat en comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe. Un CPA est un atout, mais n’est pas requis.
Expérience : Minimum de 5 ans d'expérience en gestion financière, de préférence dans un cadre à but non lucratif ou éducatif. Une expérience dans un internat ou un environnement résidentiel est un plus.
Compétences :
- Solide connaissance des principes comptables des organisations à but non lucratif et des rapports financiers.
- Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et de résolution de problèmes.
- Solides compétences en communication pour interagir avec une variété de parties prenantes, y compris le personnel, les parents et les membres du conseil d’administration.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et respecter les délais dans un environnement dynamique.
- Le bilinguisme est un atout.

Attributs Personnels : Souci du détail, éthique et engagement envers la mission d’une institution éducative à but non lucratif. Capacité à maintenir la confidentialité et à traiter des informations financières sensibles.
Certifications : Le CPA ou une certification similaire est un atout mais non requis.

Conditions de Travail

Poste à temps plein avec occasionnellement des horaires en soirée ou le week-end pour assister aux réunions du conseil ou soutenir les événements scolaires.
Environnement de bureau avec interaction régulière avec le personnel de l'école, les enseignants et les parties prenantes externes.
Capacité à travailler sur place pour soutenir les opérations du campus et collaborer avec la communauté scolaire.

Rémunération et avantages sociaux

Salaire compétitif en fonction de l’expérience et des qualifications.
Un régime complet d’avantages sociaux, comprenant une assurance santé, des contributions à un régime de retraite ainsi que des congés rémunérés
Opportunités de développement professionnel et de croissance au sein d’un environnement à but non lucratif et favorable.

Processus de Candidature

Les candidats intéressés doivent soumettre par leur CV, lettre de motivation et trois références professionnelles à Sarah Gaulin, Directrice des Ressources Humaines, à l’adresse suivante : sgaulin@stansteadcollege.com. Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception jusqu'à ce que le poste soit pourvu.

*La forme masculine est utilisée dans le but d’alléger le texte.

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